AIOE(All-In-One-Everything)

    파워포인트에서 슬라이드 크기 및 방향 설정하는 방법  

파워포인트 작업을 시작하기에 앞서 상식적으로 가장 먼저 설정해줘야 하는 항목은 구성하고자 하는 슬라이드의 크기와 방향입니다. 물론 이와 같은 설정 이후에는 이전에 알려드린 레이아웃 설정을 도와주는 안내선 구성도 중요한 부분 중 하나입니다.

2020/10/19 - [파워포인트] - 파워포인트 실전팁, 안내선 제대로 사용하는 방법

프리젠테이션 상황에 따라서 다양한 슬라이드 크기를 사용할 수 있지만, 기본적으로 파워포인트의 슬라이드 크기는 16:9 비율의 와이드로 맞춰져 있습니다.  따라서 일반 사용자의 경우 별다른 설정 과정 없이 그대로 16:9 비율의 슬라이드를 이용하는 경우가 많습니다. 그러나 이와 같은 와이드 사이즈의 슬라이드는 다시 한 번 생각해볼 여지가 있습니다.

발표 현장에 마련되어 있는 기기와 스크린의 규격, 그리고 발표 성격에 따라서 와이드 사이즈를 사용할 수 없는 경우도 있을 뿐더러 공공기관이나 관연 유관업체의 경우 아직까지 4:3 비율의 프리젠테이션을 고수하는 곳도 많기 때문입니다. 따라서 본격적인 파워포인트 작업에 앞서 발표의 성격에 따라 어떠한 사이즈로 슬라이드를 구성할 것인지에 대한 인지가 선행되어야 합니다.

물론 4:3이나 16:9와 같은 디폴트 비율 이외에도 큰 사이즈의 포스터를 만들거나, A4 사이즈의 유인물을 제작하고자 하는 경우에도 원하는 형태대로 슬라이드 크기나 방향을 설정해줄 필요가 있습니다. 이번 시간에는 이처럼 본격적인 파워포인트 작업에 앞서 슬라이드의 크기와 방향을 임의대로 설정하는 방법에 대해서 살펴보도록 하겠습니다. 

우선 위와 같이 상단에 위치한 메뉴들 중에서 [디자인] 항목을 찾아서 클릭해주도록 합니다. 한글 오피스에서의 페이지 설정을 위한 쪽 메뉴와 같이 파워포인트에서 슬라이드와 관련된 대부분의 옵션들은 이와 같이 디자인 메뉴를 통해서 이루어지게 됩니다.

다음으로 슬라이드 크기 메뉴를 클릭해주도록 합니다. 그러면 위와 같이 하위 메뉴로 앞서 말해드린 4:3, 16:9비율 이외, [사용자 지정 슬라이드 크기]라는 메뉴를 추가로 확인할 수 있습니다. 해당 메뉴를 클릭해주도록 합니다.

모든 과정을 마치게되면 위와 같이 슬라이드 크기 세부설정창이 팝업되는 것을 볼 수 있습니다. 이 곳에서 현재 작업 중인 파워포인트 파일의 슬라이드 크기 또는 방향을 원하는 형태대로 지정해줄 수 있습니다.

기본적으로 제공되고 있는 각 용지 사이즈의 슬라이드 크기 이외에도 너비와 높이에 대해 단위를 기준으로 임의의 크기를 설정해줄 수도 있습니다. 이외에도 가로 또는 세로와 같이 슬라이드의 방향 역시 이 창을 통해서 설정해줄 수 있습니다.

    파워포인트 실전팁 - 자동저장 기능 사용 방법 및 위치  

피피티를 작성중에는 예상치 못한 컴퓨터의 오류나 불안정한 작업환경으로 인해서 powerpoint가 갑자기 종료되는 현상과 마주할 수 있습니다. 오랜 시간 동안 만들어 오던 작업물이 갑자기 사라진다면 그것만큼 허탈한 일은 없겠죠. 보통 일정한 시간 마다 사용자가 작업중인 파일을 저장해주는 습관을 들인다면 사고를 미연에 방지할 수 있습니다. 그러나 이와 같은 수동적인 해결책 이외에도 자체적으로 제공되는 백업 옵션을 활용한 방법도 있습니다.

이러한 상황을 대비하여 파워포인트에서는 사용자가 설정해둔 시간을 기준으로 자동으로 작업물을 백업해주는 기능을 갖추고 있습니다. 또한 이미 해당 기능을 사용하고 있다면 임의로 백업 파일의 저장 위치도 설정해줄 수 있습니다. 

해당 옵션은 사용자가 지정한 시간 간격 마다 정해진 위치에 작업중인 피피티의 백업파일을 생성하게 됩니다. 따라서 작업 도중 어떠한 문제와 마주하게 되더라도 백업 파일을 다시 불러와 작업을 계속 진행할 수 있습니다. 일부 유저의 경우 백업 옵션을 활성화 해두었음에도 불구하고 생성된 백업파일이 어디에 저장되어 있는 제대로 알고 있지 못하는 경우도 있습니다.

오늘은 이러한 작업물 백업 상세 옵션 설정 방법과 더불어 백업파일이 어떠한 위치에 저장되어 있는지 확인하는 방법에 대해서 살펴보고자 합니다.

우선 해당 옵션을 설정 하기 위에서는 위와 같이 상단에 위치하고 있는 메인 메뉴들 중에서 [파일] 항목을 찾아서 클릭해주도록 합니다.

상기 과정을 마치게 되면 다음과 같이 화면이 변경되는 것을 볼 수 있습니다. 좌측에 위치한 메뉴들 중에서 [옵션] 메뉴를 찾아 클릭해주도록 합니다.

powerpoint 옵션창에 위치하고 있는 메뉴들 중에서 우선 [저장] 항목을 클릭해주도록 합니다. 다음으로 [자동 복구 정보 저장 간격] 옵션을 클릭하여 옵션 토글을 활성화 시켜주도록 합니다. 이곳에서 자동 저장 간격을 분단위로 설정할 수 있습니다.

만약 바로 아래에 위치하고 있는 [저장하지 않고 닫은 경우 마지막으로 자동 복구된 버전 유지] 옵션을 활성화 시킨다면, 문제가 발생한 후 파워포인트를 실행시켰을 때, 바로 자동 저장된 파일 리스트를 보여주는 창을 열도록 만들어 줄 수도 있습니다. 마지막으로 3번 과정에서 자동 복구 파일의 위치를 확인하거나 임의의 위치로 변경해줄 수 있습니다.

위와 같은 옵션 설정을 통해서 갑자기 파워포인트가 종료되어 작업물을 잃는다 하더라도 자동 저장된 위치를 찾아 저장된 시간 간격내에서 얼마든지 다시 작업을 진행할 수 있습니다. 만약 자신이 본격적으로 많은 분량의 피피티 작업을 앞두고 있다면 해당 옵션을 반드시 활성화 시켜두는 것이 좋습니다.

   파워포인트에서 안내선 제대로 사용하는 방법  

가이드라인은 문서를 작성할 때, 그리드를 정렬하기 쉽게 도와주는 도구 중 하나입니다. 은근히 파워포인트를 사용하면서 그리드를 잘 지키지 않는 사람들이 많습니다. 또한 파워포인트 강좌에서도 안내선을 별다른 중요사항으로 취급하지 않습니다. 

그러나 슬라이드 내부에 임의의 개체를 삽입하여 작업을 진행할 때, 그리드를 맞추는 것은 작업물의 퀄리티를 높일 수 있는 가장 중요한 기초기술입니다. 그리드를 맞추지 않고 작업한 결과물의 경우 퀄리티도 낮을 뿐더러 컨텐츠에 대한 신뢰성을 주기도 어렵습니다. 특정한 경우를 제외하고는 일정한 레이아웃을 갖춘 슬라이드만이 오롯이 신뢰성을 심어줄 수 있습니다.

다행이도 파워포인트에서는 그리드를 맞출 수 있는 도구인 안내선 기능을 제공하고 있습니다. 그러나 일반적으로 안내선을 사용하게 되면 한가지 문제점과 마주할 수 있습니다. 바로 작업 도중 설정해둔 안내선이 클릭미스로 인해 드래드 되는 문제입니다.

해당 실수는 작업 중 꽤나 빈번하게 일어납니다. 작업의 흐름을 끊어 작업효율을 떨어뜨리기 때문에 많은 유저들이 안내선 사용을 망설이게 하는 요인 중 하나입니다. 그러나 이번에 알려드리고자 하는 팁을 활용하신다면 실수없이 훨씬 더 편리하게 안내선 기능을 사용하여 그리드를 맞춰줄 수 있습니다. 

일반적으로 작업 슬라이드에 가이드라인을 추가하기 위해서는 위와 같은 과정을 거치게 됩니다. 우선 상단 메뉴에서 [보기]를 선택한 다음 [안내선] 옵션을 클릭하여 옵션을 활성화시켜주도록 합니다. 그러면 중앙점을 기준으로 점선으로 된 가로와 세로 가이드라인이 나타나게 됩니다. 해당 가이드라인은 따로 추가하거나 드래그 하여 위치를 옮겨 줄 수 있습니다.

가이드라인을 사용하게 되면 위와 같이 슬라이드 내부에 삽입된 임의의 개체에 대해 마그네틱 기능을 제공하기 때문에 여러 슬라이드에 거쳐 일정한 위치에 원하는 개체를 삽입할 수 있습니다. 그러나, 개체를 옮기는 도중에 클릭 미스로 원치 않은 가이드 라인을 옮길 수도 있기 때문에 이와 같은 가이드라인 사용에는 불편이 따르기 마련입니다.

이와 같은 문제를 해결하기 위해 다음과 같은 과정을 진행시켜주도록 합니다. 우선 [보기] 메뉴에서 표시된 부분처럼 [슬라이드 마스터] 메뉴를 클릭해주도록 합니다.

다음으로 슬라이드 마스터의 첫번째 페이지를 선택한 다음 슬라이드 내부에서 마우스 우클릭을 통해 메뉴를 불러와주도록 합니다. 메뉴에서 [눈금 및 안내선] 항목의 [안내선 추가] 항목을 클릭해주도록 합니다. 기존의 안내선과 마찬가지로 따로 추가하거나 드래그 하여 위치를 조정해줄 수 있습니다. 원하는 레이아웃으로 안내선 배치를 마쳤다면 슬라이드 마스터를 닫아주도록 합니다.

다시 편집 화면으로 돌아오게 되면 이전과는 달리 슬라이드 마스터에서 추가한 안내선이 새롭게 생성된 것을 확인할 수 있습니다. 이는 기존의 안내선과 달리 붉은색으로 되어 있는데, 착업창에서 실수로 해당 가이드라인을 드래그 하더라도 선택되지 않으며, 움직이지 않고 고정된 것을 확인할 수 있습니다.  해당 가이드라인은 오직 슬라이드 마스터에서만 수정할 수 있습니다.

차후 파워포인트를 통하여 피피티를 작성하고자 한다면 항상 슬라이드 마스터에서 안내선 레이아웃을 작업한 후에 시작하는 것을 권장합니다.

   PPT 작성 후 항상 확인해야 하는 문제, 폰트! 

파워포인트 작성을 완료한 후 의외로 잘 확인하지 않는 문제가 바로 폰트 입니다. 보통 슬라이드를 디자인 할 때, 보다 세련된 페이지를 작성하기 위해, 여러 종류의 글꼴들을 다운로드 받아 작성할 때가 있습니다. 그러나 막상 이렇게 심혈을 기울여 작성한 파일이 발표장에서는 전혀 다른 모습으로 바뀐 것 때문에 한 순간에 프리젠테이션을 망쳐버릴 수 있습니다.

폰트가 제대로 적용되지 않는 것은 생각보다 많은 문제를 일으키게 됩니다. 글 상자의 문단이 편집할 때와는 다르게 나타나 줄바꿈이 달라질 수도 있으며, 특정 폰트의 경우 아예 텍스트가 출력되지 않을 수도 있습니다. 이는 모두 발표하는 컴퓨터에 작업 당시 사용한 폰트가 설치되지 않았을 때 발생하는 문제 입니다.

파워포인트에서는 이러한 문제를 해결할 수 있도록 저장되는 PPT 파일 내에 작성히 사용한 폰트를 함께 포함시키는 옵션을 갖추고 있습니다. 해당 옵션을 설정하는 방법은 다음과 같이 살펴볼 수 있습니다.

우선 상단에 위치한 메뉴들 중에서 표시된 항목과 같이 [파일]을 찾아서 선택해주도록 합니다.

위 과정을 마치게 되면 다음과 같이 편집창이 변경되는 확인할 수 있습니다. 좌측에 위치한 메뉴들 중에서 [옵션] 항목을 찾아 클릭해주도록 합니다.

다음과 같이 powerpoint 옵션창이 활성화 되는 것을 볼 수 있습니다. 우선 좌측 메뉴에서 [저장] 항목을 선택해주도록 합니다.

마지막으로 스크롤을 내려 [파일의 글꼴 포함] 항목을 클릭하여 옵션을 활성화 시켜주도록 합니다. 우측의 [확인] 버튼을 클릭하게 되면 이후 ppt 저장히 해당 파일에 사용한 폰트 파일이 함께 저장되는 것을 확인할 수 있습니다.

   주의해야 할 점과 문제를 사전에 방지할 수 있는 방법 

한 가지 주의해야 할 점은 라이센스를 가지는 폰트 등, 특정 글꼴의 경우 해당 옵션을 활성화 한다 하더라도 제대로 옵션이 동작하지 않을 가능성이 있습니다. 따라서 해당 방식을 통해서 파일을 만들었다면, 발표전 미리 사전 리허설을 통해서 파일의 상태를 검검해보는 것이 좋습니다.

이외에도 글꼴 또는 폰트 문제를 100% 사전에 차단할 수 있는 2가지 방법이 있습니다. 첫 번째는 사용한 폰트 파일을 발표장의 컴퓨터에 설치하는 것입니다. 이는 번거롭게 느껴질 수도 있겠지만, 글꼴 포함 옵션을 사용하는 것 보다 훨씬 더 안정적인 방법 입니다. 두 번째는 슬라이드를 PDF 형식으로 변환하여 발표장에서 활용하는 것입니다.

혹자는 이렇게 물어 볼 수도 있습니다. PDF 형식을 사용하게 되면 에니메이션을 넣을 수 없지 않나요? 이에 대해서는 별다른 걱정을 하지 않는 것이 좋습니다. 일부 특수한 경우를 제외하고 대부분의 프리젠테이션은 정적인 슬라이드 화면만으로도 청중들에게 충분히 깊은 인상을 남길 수 있습니다.

   작성한 파일을 PDF 파일로 저장하는 이유는? 

PDF는 Portable Document Format의 약자로 Adobe 사에서 개발된 포스트스크립트 기반의 전자문서 형식입니다. 말그대로 프린팅 기반의 문서이기 때문에 어떠한 유저  환경에서든 동일한 결과물을 보여주고자 할 때 자주 활용됩니다.

기본적으로 이미지 형태 및 폰트를 포함한 다양한 객체를 문서내에 포함시킬 수 있습니다. 또한 국제 표준(ISO)문서 형식을 갖추고 있기 때문에 실질적인 표준 문서로 널리 사용되고 있습니다.

프리젠테이션을 목적으로 하는 파워포인트 역시 이와 같은 PDF로 전환하여 사용해야하는 경우가 있습니다. 예를 들어 프리젠테이션 이전에 작업물 공유를 통해 검토 할 때나, 작성시의 컴퓨터 환경과 발표장의 컴퓨터 환경이 다를 경우 PDF 파일로 저장하여 호환에 대한 걱정 없이 프리젠테이션을 진행할 수 있습니다. 만약 슬라이드 작성 시 사용한 폰트가 발표장 컴퓨터에 설치되어 있지 않다 하더라도 별다른 문제 없이 같은 장면의 슬라이드를 확인할 수 있습니다.

   PDF 파일로 변환하기 위한 별도의 프로그램은 필요없다! 

일부 오피스 프로그램의 경우 PDF형식으로 저장하기 위해 별도의 프로그램을 요구하는 것도 있지만, 파워포인트에서 PDF 파일로 변환할 때 별도의 프로그램은 필요하지 않습니다. 따라서 작성된 슬라이드에 대해 매우 간결하고 빠르게 PDF형식으로 저장 작업을 진행할 수 있습니다. 변환시 페이지는 슬라이드 한 장 당 PDF 1페이지로 이루어지게 됩니다.

이에 대한 순서는 다음과 같습니다.

우선 슬라이드의 작성을 마쳤다면 위와 같이 상단 메뉴에서 [파일]을 클릭해주도록 합니다.

다음으로 다음 이름으로 저장 항목을 클릭해주도록 합니다. 이상의 과정은 단축키인 [Ctrl]+[Shift]+[S]를 통해서도 접근할 수 있습니다.

마지막으로 파일 형식 버튼을 클릭한 다음 [PDF] 항목을 클릭해주도록 합니다. 마지막으로 아랫쪽에 위치하고 있는 [저장] 버튼을 눌러주도록 합니다.

   PDF 파일 전환 시 유의 해야 하는 점 

이상의 과정을 통해서 지정된 위치에 저장된 PDF 형식의 파일을 찾을 수 있습니다. 이와 같이 저장된 PDF 파일의 경우 일반적인 PDF 파일과 마찬가지로 수정이 불가능한 형태임을 유의해야 합니다. 따라서 해당 콘텐츠의 수정을 위해서는 반드시 파워포인트 원본 파일을 통해야합니다. 

또 한가지 유의해야 할 점은 파워포인트로 작성한 다양한 효과들이 적용되지 않는 다는 점입니다. 예를 들어 파워포인트에서 설정한 에니메이션 효과, 페이지 전환 효과들은 PDF파일에 적용시킬 수 없습니다. 다만 하이퍼링크의 경우 제대로 작동되는 것을 확인할 수 있습니다.